Готовь сани летом: как НКО подготовиться к разработке и публикации годового отчета

Публичный годовой отчет – необязательный, но полезный документ для некоммерческих организаций. Многие эксперты ставят добровольную публичную отчетность на первое место среди инструментов, повышающих прозрачность деятельности НКО.

Именно благодаря ему можно заинтересовать новых доноров и партнеров, привлечь пожертвования и рассказать, чем прошедший год запомнился для некоммерческой организации.

Законодательством публичный годовой отчет не предусмотрен как обязательный документ, поэтому часто его называют добровольным. В отличие от остальной отчетности, публичные годовые отчеты составляются в свободной форме. Формат может быть любым – на что хватит фантазии, сил и ресурсов.

Мотивы разные. Часто одним из обоснований подготовки годового отчета является установка на прозрачность и открытость некоммерческой организации, ее подотчетность общественности, в том числе получение одобрения грантодателей, настоящих и потенциальных доноров.

Если посмотреть шире – отчет, кроме развития идеи прозрачности организации, помогает анализировать и планировать деятельность, выстраивать коммуникацию с целевыми аудиториями и продвигать организацию. В целом, все мотивы подготовки публичной отчетности можно определить четырьмя векторами: ресурсные мотивы, ценностные мотивы, операционные и стратегические цели.

Эксперты федерального конкурса публичных годовых отчетов "Точка отсчета" отмечают, что практическое предназначение публичной отчетности можно определить двумя категориями – "стратегические действия" и "практические действия". В первой группе это использование отчета для планирования работы организации и выбора направления деятельности. В этом смысле отчет позволяет определить приоритеты, выстроить планы, провести рефлексию деятельности организации и оценить свою работу. Также отчет работает на демонстрацию прозрачности, создание доверия и формирование имиджа, привлечение новых стейкхолдеров и доноров.

Вторая группа (практические действия) – это операционная деятельность, в ходе которой годовой отчет используется непосредственно в работе НКО. Например, отчет может использоваться как визитная карточка НКО – для партнеров, доноров, грантодателей, новых членов и сотрудников.

Практика сформировала общепринятый базовый уровень раскрытия информации в публичном годовом отчете. Отчет должен создавать целостное и непротиворечивое представление о целях, содержании и результатах деятельности НКО, ее команде, системе управления и используемых ресурсах.

В отчете, как минимум, должна присутствовать следующая информация:

• Название и реквизиты организации
• Контактная информация организации
• Информация о руководящих органах/руководителе
• Информация о команде НКО
• Информация о том, зачем существует организация (миссия, цели и задачи деятельности)
• Сведения о деятельности и итогах работы организации за отчетный период: описание программ/проектов/мероприятий/услуг, целевой/клиентской группы, источники финансирования, сроки реализации выполненных за отчетный период проектов, качественные и количественные результаты
• Объем совокупных поступлений в НКО в течение отчетного периода
• Объем совокупных расходов НКО в течение отчетного периода

Раз:
Сформулируйте для себя заранее, каково предназначение, смысл существования организации, ее цели и задачи. Важно постоянно сверять свою деятельность с тем, к чему вы пришли. В идеале - в любой момент вы должны быть готовы ответить на вопрос – "зачем существует организация, что создает или какие проблемы решает?". Ваша миссия прошла проверку временем? Отлично – берем ее в отчет!

Два:
Заранее проанализируйте организационную структуру НКО: определите какие люди помогают работать вашей организации. Отчет системно, исчерпывающе и выразительно должен представлять команду, ее повседневную активность. В идеале - иметь фото членов команды, а также материалы, раскрывающие профессиональную жизнь тех, кто стоит за вашей организацией. Например, это могут быть интервью или заметки, которые вы делали в течение года.

Три:
Отчет должен показать, в чем заключалась деятельность НКО в отчетном периоде, какие программы/проекты/направления реализовывались, кому и какие услуги были оказаны. Здесь мы говорим о важности структурирования своей деятельности. Классический подход в НКО - структурирование работы организации через программы, проекты и мероприятия. Декомпозируйте свою работу и прописывайте паспорта программ и проектов - это поможет вам при сборе и систематизации информации, когда приступите делать отчет.

Четыре:
Результаты. Из отчета должно быть понятно, каких качественных и количественных результатов НКО достигла в своей деятельности за отчетный период. Будет однозначно проще, если вы системно организуете учет в своей текущей деятельности: это значит организацию подсчета мероприятий/благополучателей/услуг/привлекаемых ресурсов и т.д. Но результат это не только про количество, но и про качество. Не забывайте, хороший отчет – это и оценка содержательной стороны деятельности организации, которая показывает, в какой степени в НКО налажена система измерения результативности ее деятельности. Что можно изменять в своей текущей деятельности? Например, масштаб деятельности, изменения в целевых группах до и после участия в проекте, социальные результаты и социальный эффект.

Пять:
Контент! Отчет должен быть содержательным с точки зрения контента, его релевантности. Хороший публичный отчет - дружелюбный отчет. Документ (а может и не документ, а лендинг) должен быть структурированным, наглядным, удобным для восприятия и поиска информации. Немаловажную роль в этой части играет контент, который организация регулярно делает в течение года - фото, интервью, экспертные публикации, выступления на профильных мероприятиях, публичная презентация промежуточных/итоговых результатов программ/проектов, публикация отзывов благополучателей, иные материалы. Делитесь этим регулярно в социальных сетях и на сайте. При разработке отчета дело останется за малым – выделить главное и взять это в отчет.