Победа в грантовом конкурсе – несомненно радостное событие. Выиграть грант - лишь начало. А дальше нужно погрузиться в тонкости его реализации, в документооборот, заранее знать требования к отчетности. Вместе с чувством победы к организации-грантополучателю приходит дополнительная нагрузка и ответственность за исполнение проекта.
В новом материале от команды редакции журнала «Руководитель НКО» объясняем, почему важно внимательно читать соглашение с грантодателем, и даем рекомендации, как минимизировать риски.
В новом материале от команды редакции журнала «Руководитель НКО» объясняем, почему важно внимательно читать соглашение с грантодателем, и даем рекомендации, как минимизировать риски.
Что перед нами?
Неважно, грант это или субсидия – все начинается с соглашения с грантодателем. На стороне грантодателя может выступать грантодающая организация (например, Фонд президентских грантов) или орган власти (местного, регионального или федерального уровня).
Соглашение является основным документом, регулирующим отношения между грантодателем и грантополучателем. Вне зависимости от сути проекта и статуса денежных средства логика одна: в этом документе закреплены все правила взаимоотношений грантодателя и получателя гранта, а именно:
Соглашение является основным документом, регулирующим отношения между грантодателем и грантополучателем. Вне зависимости от сути проекта и статуса денежных средства логика одна: в этом документе закреплены все правила взаимоотношений грантодателя и получателя гранта, а именно:
- На что дают целевые средства: наименование и содержание проекта, в том числе его сроки, мероприятия и результаты, бюджет проекта и его контрольные точки;
- Обязательства по целевому использованию средств;
- Особые условия к порядку расходования средств, информационному сопровождению и взаимодействию с контрагентами;
- Иные требования к реализации проекта и к подтверждающим документам;
- Форма и порядок предоставления отчетности за использование целевых средств;
- Ответственность за нарушение условий соглашения.
В чем сложность?
Условия не обсуждаются:
Договор о предоставлении гранта (субсидии) по некоторым признакам схож с договором присоединения: условия соглашения уже определены грантодателем и могут быть приняты другой стороной не иначе как путем присоединения к предложенному договору в целом. В большей части соглашения грантополучатель ограничен в своих действиях и несет конкретные обязанности, не подлежащие коррективам. Как правило, подлежит корректировке и согласованию только раздел про ключевые точки проекта.
Отталкиваемся всегда от следующих условий: мы со стороны организации подписали договор, который не составляли и не обсуждали с другой стороной. Поэтому наша первоочередная задача – понять, что от нас в этом договоре требуют, на что мы имеем право. В этой связи - все вопросы лучше задавать на берегу, перед подписанием соглашения.
Соглашение большого объема и написано юридическим языком:
Соглашение о предоставлении гранта (субсидии) - документ юридический со всеми вытекающими. Как правило, документ содержит много страниц, а текст насыщен правовыми конструкциями, юридической терминологией и канцеляризмом. Выход один - до подписания соглашения заранее без спешки ознакомиться с документом, выписать для себя вопросы - их важно задать представителю грантодателя до подписания. При необходимости можно проконсультироваться с юристом. После подписания мы рекомендуем структурировать содержание документа в удобную таблицу. О том, как это сделать - читайте далее.
В соглашении могут быть отсылки к другим важным документам:
Да, такое бывает. Например, порядок по исполнению соглашения или методические рекомендации по реализации проекта за счет средств гранта (субсидии). Если находите отсылки к другим документам - обращайте на это внимание, соответствующие документы вы должны знать.
Внимательно стоит отнестись и к приложениям к соглашению. Как правило, в приложение грантодатель выносит форму отчетности, роспись статей бюджета и иные важные параметры реализации проекта.
Договор о предоставлении гранта (субсидии) по некоторым признакам схож с договором присоединения: условия соглашения уже определены грантодателем и могут быть приняты другой стороной не иначе как путем присоединения к предложенному договору в целом. В большей части соглашения грантополучатель ограничен в своих действиях и несет конкретные обязанности, не подлежащие коррективам. Как правило, подлежит корректировке и согласованию только раздел про ключевые точки проекта.
Отталкиваемся всегда от следующих условий: мы со стороны организации подписали договор, который не составляли и не обсуждали с другой стороной. Поэтому наша первоочередная задача – понять, что от нас в этом договоре требуют, на что мы имеем право. В этой связи - все вопросы лучше задавать на берегу, перед подписанием соглашения.
Соглашение большого объема и написано юридическим языком:
Соглашение о предоставлении гранта (субсидии) - документ юридический со всеми вытекающими. Как правило, документ содержит много страниц, а текст насыщен правовыми конструкциями, юридической терминологией и канцеляризмом. Выход один - до подписания соглашения заранее без спешки ознакомиться с документом, выписать для себя вопросы - их важно задать представителю грантодателя до подписания. При необходимости можно проконсультироваться с юристом. После подписания мы рекомендуем структурировать содержание документа в удобную таблицу. О том, как это сделать - читайте далее.
В соглашении могут быть отсылки к другим важным документам:
Да, такое бывает. Например, порядок по исполнению соглашения или методические рекомендации по реализации проекта за счет средств гранта (субсидии). Если находите отсылки к другим документам - обращайте на это внимание, соответствующие документы вы должны знать.
Внимательно стоит отнестись и к приложениям к соглашению. Как правило, в приложение грантодатель выносит форму отчетности, роспись статей бюджета и иные важные параметры реализации проекта.
Подписание соглашения
Победа в конкурсе не означает автоматического подписания соглашения. После объявления результатов грантодатель доводит до грантополучателя информацию о порядке и сроках подписания соглашения. Здесь важно соблюсти срок и осуществить все необходимые действия - предоставить реквизиты, предоставить новый устав (вдруг он у вас поменялся) или открыть спецсчет в банке.
На что обратить внимание перед подписанием соглашения?
Сверьте актуальные данные организации:
Проверьте, чтобы в разделе "реквизиты" были актуальны данные организации. Это важно, так как за время, прошедшее с момента подачи заявки до признания ее победителем, в сведения об организации могли вноситься изменения.
Проверьте сумму гранта:
Проверьте общую сумму гранта, а также ее разбивку по статьям бюджета. Здесь лучше соотнести соглашение с заявкой. Случается, когда грантодатель выделяет сумму, отличную от той, что вы запрашивали в заявке. В этом случае важно свериться, какие статьи бюджета и в каком объеме будут урезаны.
Проверьте сроки проекта, контрольные точки и требуемые результаты:
В договоре всегда прописаны даты, в которые необходимо реализовать проект, а также те результаты, которых вы должны достигнуть (показатели , как правило - количественные и качественные). Обратите внимание на то, как сформулированы показатели – важно свериться с показателями из заявки.
На что обратить внимание перед подписанием соглашения?
Сверьте актуальные данные организации:
Проверьте, чтобы в разделе "реквизиты" были актуальны данные организации. Это важно, так как за время, прошедшее с момента подачи заявки до признания ее победителем, в сведения об организации могли вноситься изменения.
Проверьте сумму гранта:
Проверьте общую сумму гранта, а также ее разбивку по статьям бюджета. Здесь лучше соотнести соглашение с заявкой. Случается, когда грантодатель выделяет сумму, отличную от той, что вы запрашивали в заявке. В этом случае важно свериться, какие статьи бюджета и в каком объеме будут урезаны.
Проверьте сроки проекта, контрольные точки и требуемые результаты:
В договоре всегда прописаны даты, в которые необходимо реализовать проект, а также те результаты, которых вы должны достигнуть (показатели , как правило - количественные и качественные). Обратите внимание на то, как сформулированы показатели – важно свериться с показателями из заявки.
Соглашение подписали: что дальше?
Соглашение о предоставлении гранта пишется на юридическом языке и потому представляет собой сложную конструкцию из объемных предложений, терминов, своеобразного стиля изложения. Чтобы не запутаться в массиве информации, рекомендуем на первом же этапе реализации проекта после подписания соглашения внимательно изучить его и структурировать «под себя». Поставьте перед собой несколько вопросов:
Дальше мы рекомендуем подготовить таблицу, куда стоит выписать основные блоки работы.
Таблицу мы предлагаем сегментировать на три блока:
Согласование с грантодателем
Необходимо определить случаи, когда требуется что-то согласовать с грантодателем - например, направить письмо-уведомление или инициировать подписание дополнительного соглашения. Делаем так: случай, требующий согласования/форма и порядок уведомления/сроки.
- Что я должен делать?
- Как я должен это представить грантодателю?
- Какими сроками я ограничен по конкретной обязанности?
- Какую ответственность я несу за неисполнение обязанности?
- Далее, внимательно читая договор, ищите ответы на уже поставленные вами вопросы.
Дальше мы рекомендуем подготовить таблицу, куда стоит выписать основные блоки работы.
Таблицу мы предлагаем сегментировать на три блока:
Согласование с грантодателем
Необходимо определить случаи, когда требуется что-то согласовать с грантодателем - например, направить письмо-уведомление или инициировать подписание дополнительного соглашения. Делаем так: случай, требующий согласования/форма и порядок уведомления/сроки.
Особые требования к заключаемым договорам
Бывает, что в соглашении устанавливаются особые требования, которые важно учитывать при реализации проекта. Например:
Отчетность
Зафиксируете виды отчетности (промежуточная/итоговая; аналитическая/финансовая), а также форму и сроки ее предоставления грантодателю.
Бывает, что в соглашении устанавливаются особые требования, которые важно учитывать при реализации проекта. Например:
- Требования при размещении публикаций о реализации проекта;
- Требования при изготовлении полиграфических материалов или цифровых продуктов;
- Требования к формулировкам в договорах с контрагентами.
Отчетность
Зафиксируете виды отчетности (промежуточная/итоговая; аналитическая/финансовая), а также форму и сроки ее предоставления грантодателю.
Мы в ответе за тех... кому заплатили
Любой грантовый проект предполагает заключение договоров с контрагентами на закупку товаров, работ или услуг, необходимых для реализации проекта. Также требуют оформления и договорные отношения с членами команды. Грантополучатель несет ответственность не только за свои действия (бездействие), но и за третьих лиц, привлекаемых им к осуществлению проекта в качестве контрагентов. Неисполнение обязательств контрагентом - риск недостижения показателей проекта, а это уже зона ответственности грантополучателя.
В связи с этим рекомендуем:
В связи с этим рекомендуем:
- Проверять деловую репутацию контрагента и его надежность;
- Детально прописывать в договоре техническое задание;
- Предусматривать в договорах по гранту порядок оплаты в форме частичного авансирования или в порядке 100 % оплаты после поставки товара/оказания услуги/выполнения работы.
За спрос денег не берут
Не бойтесь уточнять и задавать вопросы при реализации проекта. Как правило, за организацией - получателем средств закрепляется куратор. Рекомендация здесь одна - задавать вопросы в письменной форме. Ведь как известно, слово к делу не пришьешь. Народная мудрость гласит: "за спрос не дают в нос" да и денег не берут.
Финальный чек-лист
Перед стартом реализации проекта и перед подписанием первых договоров посмотрите, изучите, сверьте и зафиксируйте для себя:
- Требования к документам, подтверждающим целевое расходование грантовых средств (субсидии);
- Общие требования к осуществлению расходов за счет субсидии;
- Порядок внесения изменений в проект и соглашение;
- Состав расходов по статьям расходов бюджета проекта;
- Особые требования по ведению бухгалтерского учета в рамках реализации проекта;
- Показатели, необходимые для достижения результата предоставления гранта (субсидии), количественные и качественные результаты проекта;
- Требования к материалам, подтверждающим осуществление деятельности, заявленной в рамках проекта;
- Требования к материалам, подтверждающим достижение показателей;
- Требования при размещении публикаций о реализации проекта;
- Требования при изготовлении полиграфической или цифровой продукции;
- Виды отчетности, порядок ее предоставления и срок;
- Наличие в соглашении ограничений по определению судьбы имущества, купленного за счет средств гранта. Бывает, что грантодатель устанавливает на этот счет особые условия - например, не продавать имущество после реализации проекта в течение определенного времени.
Статья подготовлена: Селитраров Артем, Крутилина Анастасия