Победа в грантовом конкурсе – несомненно радостное событие. Выиграть грант - лишь начало. А дальше нужно погрузиться в тонкости его реализации, в документооборот, заранее знать требования к отчетности. Вместе с чувством победы к организации-грантополучателю приходит дополнительная нагрузка и ответственность за исполнение проекта.
В новом материале от команды редакции журнала «Руководитель НКО» объясняем, почему важно внимательно читать соглашение с грантодателем, и даем рекомендации, как минимизировать риски.
Что перед нами?
Неважно, грант это или субсидия – все начинается с соглашения с грантодателем. На стороне грантодателя может выступать грантодающая организация (например, Фонд президентских грантов) или орган власти (местного, регионального или федерального уровня).
Соглашение является основным документом, регулирующим отношения между грантодателем и грантополучателем. Вне зависимости от сути проекта и статуса денежных средства логика одна: в этом документе закреплены все правила взаимоотношений грантодателя и получателя гранта, а именно:
На что дают целевые средства: наименование и содержание проекта, в том числе его сроки, мероприятия и результаты, бюджет проекта и его контрольные точки;
Обязательства по целевому использованию средств;
Особые условия к порядку расходования средств, информационному сопровождению и взаимодействию с контрагентами;
Иные требования к реализации проекта и к подтверждающим документам;
Форма и порядок предоставления отчетности за использование целевых средств;
Ответственность за нарушение условий соглашения.
В чем сложность?
Условия не обсуждаются:
Договор о предоставлении гранта (субсидии) по некоторым признакам схож с договором присоединения: условия соглашения уже определены грантодателем и могут быть приняты другой стороной не иначе как путем присоединения к предложенному договору в целом. В большей части соглашения грантополучатель ограничен в своих действиях и несет конкретные обязанности, не подлежащие коррективам. Как правило, подлежит корректировке и согласованию только раздел про ключевые точки проекта.
Отталкиваемся всегда от следующих условий: мы со стороны организации подписали договор, который не составляли и не обсуждали с другой стороной. Поэтому наша первоочередная задача – понять, что от нас в этом договоре требуют, на что мы имеем право. В этой связи - все вопросы лучше задавать на берегу, перед подписанием соглашения.
Соглашение большого объема и написано юридическим языком:
Соглашение о предоставлении гранта (субсидии) - документ юридический со всеми вытекающими. Как правило, документ содержит много страниц, а текст насыщен правовыми конструкциями, юридической терминологией и канцеляризмом. Выход один - до подписания соглашения заранее без спешки ознакомиться с документом, выписать для себя вопросы - их важно задать представителю грантодателя до подписания. При необходимости можно проконсультироваться с юристом. После подписания мы рекомендуем структурировать содержание документа в удобную таблицу. О том, как это сделать - читайте далее.
В соглашении могут быть отсылки к другим важным документам:
Да, такое бывает. Например, порядок по исполнению соглашения или методические рекомендации по реализации проекта за счет средств гранта (субсидии). Если находите отсылки к другим документам - обращайте на это внимание, соответствующие документы вы должны знать.
Внимательно стоит отнестись и к приложениям к соглашению. Как правило, в приложение грантодатель выносит форму отчетности, роспись статей бюджета и иные важные параметры реализации проекта.
Подписание соглашения
Победа в конкурсе не означает автоматического подписания соглашения. После объявления результатов грантодатель доводит до грантополучателя информацию о порядке и сроках подписания соглашения. Здесь важно соблюсти срок и осуществить все необходимые действия - предоставить реквизиты, предоставить новый устав (вдруг он у вас поменялся) или открыть спецсчет в банке.
На что обратить внимание перед подписанием соглашения?
Сверьте актуальные данные организации:
Проверьте, чтобы в разделе "реквизиты" были актуальны данные организации. Это важно, так как за время, прошедшее с момента подачи заявки до признания ее победителем, в сведения об организации могли вноситься изменения.
Проверьте сумму гранта:
Проверьте общую сумму гранта, а также ее разбивку по статьям бюджета. Здесь лучше соотнести соглашение с заявкой. Случается, когда грантодатель выделяет сумму, отличную от той, что вы запрашивали в заявке. В этом случае важно свериться, какие статьи бюджета и в каком объеме будут урезаны.
Проверьте сроки проекта, контрольные точки и требуемые результаты:
В договоре всегда прописаны даты, в которые необходимо реализовать проект, а также те результаты, которых вы должны достигнуть (показатели , как правило - количественные и качественные). Обратите внимание на то, как сформулированы показатели – важно свериться с показателями из заявки.
Соглашение подписали: что дальше?
Соглашение о предоставлении гранта пишется на юридическом языке и потому представляет собой сложную конструкцию из объемных предложений, терминов, своеобразного стиля изложения. Чтобы не запутаться в массиве информации, рекомендуем на первом же этапе реализации проекта после подписания соглашения внимательно изучить его и структурировать «под себя». Поставьте перед собой несколько вопросов:
Что я должен делать?
Как я должен это представить грантодателю?
Какими сроками я ограничен по конкретной обязанности?
Какую ответственность я несу за неисполнение обязанности?
Далее, внимательно читая договор, ищите ответы на уже поставленные вами вопросы.
Дальше мы рекомендуем подготовить таблицу, куда стоит выписать основные блоки работы.
Таблицу мы предлагаем сегментировать на три блока:
Согласование с грантодателем
Необходимо определить случаи, когда требуется что-то согласовать с грантодателем - например, направить письмо-уведомление или инициировать подписание дополнительного соглашения. Делаем так: случай, требующий согласования/форма и порядок уведомления/сроки.
Особые требования к заключаемым договорам
Бывает, что в соглашении устанавливаются особые требования, которые важно учитывать при реализации проекта. Например:
Требования при размещении публикаций о реализации проекта;
Требования при изготовлении полиграфических материалов или цифровых продуктов;
Требования к формулировкам в договорах с контрагентами.
Отчетность
Зафиксируете виды отчетности (промежуточная/итоговая; аналитическая/финансовая), а также форму и сроки ее предоставления грантодателю.
Мы в ответе за тех... кому заплатили
Любой грантовый проект предполагает заключение договоров с контрагентами на закупку товаров, работ или услуг, необходимых для реализации проекта. Также требуют оформления и договорные отношения с членами команды. Грантополучатель несет ответственность не только за свои действия (бездействие), но и за третьих лиц, привлекаемых им к осуществлению проекта в качестве контрагентов. Неисполнение обязательств контрагентом - риск недостижения показателей проекта, а это уже зона ответственности грантополучателя.
В связи с этим рекомендуем:
Проверять деловую репутацию контрагента и его надежность;
Детально прописывать в договоре техническое задание;
Предусматривать в договорах по гранту порядок оплаты в форме частичного авансирования или в порядке 100 % оплаты после поставки товара/оказания услуги/выполнения работы.
За спрос денег не берут
Не бойтесь уточнять и задавать вопросы при реализации проекта. Как правило, за организацией - получателем средств закрепляется куратор. Рекомендация здесь одна - задавать вопросы в письменной форме. Ведь как известно, слово к делу не пришьешь. Народная мудрость гласит: "за спрос не дают в нос" да и денег не берут.
Финальный чек-лист
Перед стартом реализации проекта и перед подписанием первых договоров посмотрите, изучите, сверьте и зафиксируйте для себя:
Требования к документам, подтверждающим целевое расходование грантовых средств (субсидии);
Общие требования к осуществлению расходов за счет субсидии;
Порядок внесения изменений в проект и соглашение;
Состав расходов по статьям расходов бюджета проекта;
Особые требования по ведению бухгалтерского учета в рамках реализации проекта;
Показатели, необходимые для достижения результата предоставления гранта (субсидии), количественные и качественные результаты проекта;
Требования к материалам, подтверждающим осуществление деятельности, заявленной в рамках проекта;
Требования к материалам, подтверждающим достижение показателей;
Требования при размещении публикаций о реализации проекта;
Требования при изготовлении полиграфической или цифровой продукции;
Виды отчетности, порядок ее предоставления и срок;
Наличие в соглашении ограничений по определению судьбы имущества, купленного за счет средств гранта. Бывает, что грантодатель устанавливает на этот счет особые условия - например, не продавать имущество после реализации проекта в течение определенного времени.