Успеть до конца 2024 года: чек-лист руководителю НКО

Впереди новый год - время праздничной атмосферы, подарков, встреч с друзьями, семьей! Отличный повод, чтобы зарядиться энергией на 365 дней вперед и покорить новые вершины. При этом в любой организации к декабрю накапливается много дел, которые надо завершить до конца года.

Редакция журнала "Руководитель НКО" уже придумала, как руководителю НКО продлить себе праздничную атмосферу и влиться в режим постепенно без горящих прошлогодних дедлайнов и внезапно возникших задач.

Делимся секретами планирования и напоминаем о самых важных задачах, выполнить которые важно до боя курантов. Для удобства сформировали основные задачи в чек-лист.

Первым делом сверьтесь, какие проекты и программы завершаются в 2024 году. Если свою работу в текущем году вы не определяли через программы/проекты, то составьте "набросок" того, чем занималась организация в течение года - это может быть описание направлений деятельности, список проведенных мероприятий и основные результаты работы.

Если у вас завершается проект к концу 2024 года с внешним финансированием (например, грантовым), то проверьте материалы/документы по нескольким направлениям:

• соответствие утвержденному ранее плану/календарному графику (успели ли сделать всё запланированное? достигли ли планируемых результатов? использовали все ресурсы, сберегли или вышли за лимит?);
• документооборот (заключили ли нужные договоры? провели ли оплаты за товары/работы/услуги? подтверждены ли хозяйственные операции чеками и актами?);
• информационные материалы (не потеряли ли фотографии и видео с мероприятий? рассказали ли об итогах работы в социальных сетях и на сайте?).

Систематизация информационного и иного материала по итогам уходящего года позволит подготовиться к разработке публичного годового отчета. Если все проверите и соберете заранее, то при подготовке отчета дело останется за малым – выделить главное и взять это в отчет.

В целом мы рекомендуем спланировать на первые месяцы 2025 года подготовку публичного годового отчета о своей деятельности за прошедший год. Это тот документ, который сжато, емко, структурированно дает четкий срез о деятельности НКО. Про то, как подготовиться к разработке и публикации годового отчета, мы писали здесь.

Для проектов, которые только набирают обороты и не будут завершены в этом году, подведите промежуточные итоги. Если проект реализуется при поддержке федеральных, региональных или местных органов власти/доноров, сверьте результаты работы с планом мероприятий по достижению результатов предоставления гранта или субсидии. Если что-то не успеваете, и план требует корректировки, сообщите об этом куратору, а также изучите, что в этом случае необходимо сделать в соответствии с договором/соглашением, по которому получили финансирование. Все нерешенные вопросы лучше закрыть в уходящем году.

Новый год - новые идеи, люди, инструменты и конечно же новые проекты и программы. Не забудьте составить проект плана работы на следующий год. Определите стратегию развития своей НКО на грядущий году. В первую очередь решите, каким будет вектор вашего движения - сохранение энергии или покорение новых вершин? От ответа на этот вопрос будет зависеть характер будущих программ и проектов. Зафиксируйте цели и планируемые мероприятия, составив паспорт для каждого проекта.

Перед новым годом и во время праздников активность населения в социальных сетях возрастает. Поделитесь со своей аудиторией выводами о проделанной работе и планах на будущее, обязательно загадайте желание о развитии своей НКО. В части результатов года можно использовать инфографику - покажите ваши достижения, приведите качественные и количественные результаты деятельности организации. Например, это могут быть результаты программ/проектов, информация о мероприятиях, количество оказанных услуг или благополучателей.

Работа с командой и слова благодарности

Новый год – время не только подводить итоги, но и говорить слова благодарности! Поблагодарите вашу команду и все тех, кто все время был рядом и отвечал за работу организации, реализацию проектов. Сделать это можно, собравшись с командой на новогодний корпоратив. Можно подумать о планах на будущее или обсудить прошедший год. Такие встречи позволяют укрепить командный дух, мотивируют, а также позволяют оптимистичнее смотреть в будущее. Отдельным пунктом можно спланировать на январь стратегическую сессию со своей командой для проработки планов на 2025 год.

Не стоит забывать о ваших партнерах и донорах. Самый простой вариант отметь их вклад в развитие вашей организации и поздравить с наступающими праздниками – подготовить и отправить поздравительную рассылку.

Предварительный финансовый отчет по итогам 2024 года

Составьте предварительный финансовый отчет по итогам 2024 года. Обратите внимание, что речь идет не о бухгалтерском документе, а об отдельном документе организации, который должен соответствовать другому документу - бюджету или смете доходов и расходов, который составлялся на текущий год. Данный документ должен быть в любой некоммерческой организации - это прямое требование законодательства. Соответствующие требования о наличии данных документов в организации, как правило, содержится и в уставах НКО.

В конце года проводится сравнение по принципу план/факт. Отразите в удобном для вас виде движение имущества и денежных средств в течение календарного года. Проанализируйте состав и объем доходов и расходов. Синхронизируйте предварительный финансовый отчет с проектами будущих отчетов в Минюст и налоговую.

Основное правило: каждый проект отчетного документа должен помогать вам в разработке и утверждении другого однородного отчета, а не противоречить ему. Синхронизируйте все цифры, сверьтесь с бухгалтерией. Оценка исполнения финансового плата также поможет вам составить первую (проектную) редакцию финансового плана на 2025 год.

Составление первой редакции финансового плана на 2025 год

Планирование - первый секрет финансовой грамотности. После того как вы составили план проектов и мероприятий на будущий год, необходимо определить, какие средства и в каком объеме необходимо привлечь для реализации ваших идей.

При составлении финансового плана вспомните все категории расходов, включая расходы на организацию мероприятий, оказание услуг, аренду помещения, оплату труда, налоги, страховые взносы, иные обязательные платежи.

Рекомендуем также включить в план перечень источников финансирования организации. Будет ли она жить за счет грантов, доходов от приносящей доход деятельности или доходов от имущества и т.д., определяете вы. На данном этапе важно адекватно оценивать свои возможности и возможности привлекаемых вами доноров, составлять финансовый план в соответствии с объективными критериями.

Обращаем внимание, что законодательством не утверждены для частных НКО формы к финансовому плану (бюджету) и отчету по его исполнению. Соответствующую форму, детализацию поступлений и статей расходов организация определяет самостоятельно.

Инвентаризация

Инвентаризация - это процедура проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки объектов инвентаризации - имущества и обязательств НКО. Инвентаризацию проводят, чтобы обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Обязательную инвентаризацию проходят все НКО в случаях, указанных в законодательстве. Например, инвентаризация проводится в обязательном порядке перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Также инвентаризация в любой момент может быть инициирована по решению руководителя НКО в рамках системы внутреннего контроля сохранности имущества.

Проконтролируйте проведение процедуры инвентаризации имущества и обязательств в вашей организации - уточните у своего бухгалтера планируемые сроки инвентаризации, а также порядок проведения процедуры, участие в процедуре представителей организации.

Оценка и корректировка стратегии фандрайзинга

Фандрайзинговая стратегия - базовый документ, с которого начинается фандрайзинг в организации. Это план действий на ближайший год/два/три жизни НКО при привлечению финансовых и иных ресурсов. На основании стратегии формируется план на соответствующий период. В нем учитывается, сколько вам нужно привлечь средств/иных ресурсов, чтобы покрыть свои расходы, сколько для этого нужно привлечь доноров.

Фандрайзинговая стратегия - документ "живой", которой может корректироваться, уточняться, в том числе по итогам оценки эффективности стратегии, а также конкретных мероприятий, мониторинга поступления средств. Для понимания эффективности того или иного мероприятия/канала привлечения средств важно все отслеживать и анализировать. Результатом оценки эффективности фандрайзинга может стать корректировка стратегии на следующий год.

Рекомендуем почитать: Фандрайзинг для НКО: что изменилось? Новый дайджест от Фонда Потанина

В конце года все надзорные органы публикуют планы проверок организаций на следующий год.
Проверьте, не находится ли ваша организация в плане проверок на 2025 год. Все плановые проверки на следующий год уже опубликованы на сайте Генеральной прокуратуры РФ в Едином реестре контрольных мероприятий.

Кроме того, Минюст уже опубликовал план проведения проверок НКО на 2025 год.
Кого ждет проверка, и как к ней подготовиться - читайте в нашем специальном материале.

Сводный реестр проверок доступен по ссылке. Найти свою организацию можно по ИНН.

С 1 января 2025 года МРОТ составит 22 440 рублей (вместо 19 242 рублей). Показатель нужен работодателям для расчета ряда выплат сотрудникам: зарплат, отпускных, командировочных и больничных. Изменения в размере оплаты труда касаются и сотрудников некоммерческих организаций.

Это означает, что с января 2025 года минимальная зарплата сотрудников НКО, которые отработали месячную норму рабочего времени (по общему правилу при полной ставки это 40 часов в неделю), должна составлять не менее 22 440 рублей.

Обращаем внимание, что в регионах России региональным соглашением о минимальной заработной плате может устанавливаться иной размер минимальной заработной платы в субъекте Российской Федерации. При этом региональный МРОТ не может быть ниже МРОТ, установленного на федеральном уровне. Таким образом, в нашей стране действует как федеральный МРОТ, так и региональный (в отдельных субъектах страны).

Может ли заработная плата сотрудника быть меньше МРОТ? Ответ - может, но только в одном случае. Законодательство позволяет заплатить работку меньше минимальной зарплаты, только если он отработал не всю месячную норму (менее 40 часов в неделю). В этом случае сравните выплату с МРОТ пропорционально отработанному времени. Например, при ставке 0.5 (20 часов в неделю, неполное рабочее время) ориентироваться необходимо на 1/2 МРОТ.

Проверьте, все ли документы по заключенным сделкам у вас имеются по итогам финансового года. Речь идет про договоры, счета, акты, чеки и прочие закрывающие документы, которые в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете являются первичными документами, подтверждающими хозяйственную жизнь вашей некоммерческой организации.

Например, проведите проверку – каждый ли исполненный договор оказания услуг закрыт актом или на каждую ли выплату самозанятому у вас есть чек.

При необходимости можно провести сверку расчетов с контрагентами и оформить двусторонние акты сверок. Также стоит перепроверить договоры с контрагентами, с которыми у вас длительные отношения. Если срок договора истекает в текущем году, а автоматическая пролонгация не предусмотрена, тогда необходимо инициировать перезаключение договора на следующий год или составить дополнительное соглашение в части продления сроков.

Не забывайте про отпуска для сотрудников, которые состоят с вашей организацией в трудовых отношениях, то есть работают по трудовым договорам.

Предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск сотруднику - это обязанность, а не право работодателя. В связи с чем в НКО необходимо утвердить график отпусков для штатных сотрудников на 2025 год. В соответствии с нормами трудового законодательства график отпусков нужно утвердить на будущий год не позже чем за 2 недели до его начала, то есть до 17 декабря включительно.

Напоминанием, что по общему правилу продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Это норма распространяется на всех работников некоммерческой организации, в том числе и на сотрудников, кто работает на неполную ставку или по совместительству. Некоторым категориям работников законодательством предусмотрен удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск (например, преподавателям). Кроме того, сотрудникам, работающим в северных районах России, устанавливается дополнительный отпуск (см. статью 14 Закона РФ "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" от 19.02.1993 N 4520-10).

Выплатите заработную плату штатным сотрудникам до новогодних праздничных дней, если дата очередной выплаты заработной платы в вашей организации выпадает на даты с 1—8 января. 29, 30 и 31 декабря 2024 года – официально установленные выходные дни, поэтому крайний срок выплаты заработной платы 28 декабря.

В отношении фондов (в т.ч. благотворительных фондов) Федеральным законом от 30.12.2008
N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" установлен порядок проведения обязательного аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В частности, организации, имеющие организационно-правовую форму общественно полезного фонда, в случае, если поступление имущества, в том числе денежных средств, за год, непосредственно предшествовавший отчетному году, превышает 3 млн. рублей, обязаны заключить с аудиторской организацией договор и провести аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Таким образом, если ваша организация по организационно-правовой форме является общественно полезным фондом (в т.ч. благотворительным фондом) и 2024 году ваши финансовые поступления в сумме превысили 3 млн. рублей, то необходимо на 2025 год спланировать данную процедуру, а также предусмотреть в финансовом плане соответствующие расходы.